Aufgrund der besonderen Verwaltungsstruktur der gemeinsamen Einrichtungen wird eine Methode der Personalbedarfsermittlung benötigt, die grundsätzlich von allen Beteiligten akzeptiert und mitgetragen wird (vgl. Empfehlung des Bund-Länder-Ausschusses in der Rubrik „Weiterführende Links“). Die Methode zur Ermittlung und Begründung des Personalbedarfs ist das sogenannte Vorgehensmodell, ein kombiniertes Benchmark-Verfahren als abgeleitete anerkannte Methode des Handbuchs für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung (kurz: Organisationshandbuch) zur Bestimmung des Personalbedarfs. Es ermöglicht die Optimierung des Verhältnisses von Ressourceneinsatz zu den Ergebnissen bzw. der Wirkung. Im Organisationshandbuch des Bundesministeriums des Inneren und für Heimat ist das Vorgehensmodell als Praxisbeispiel unter den Rubriken 2.4.1 Personalressourcen sowie unter 3.11 Benchmarking veröffentlicht. Beim Vorgehensmodell handelt es sich um ein dynamisches, fortlaufendes Verfahren unter Berücksichtigung relevanter aktueller Kennzahlen, das mindestens einmal jährlich im Rahmen des Verfahrens zur Haushaltsaufstellung angewandt wird. Es stärkt die Verantwortung dezentraler Entscheidungsträger, unterstützt beim Identifizieren von Handlungsbedarfen und berücksichtigt die regionalen Unterschiede der gemeinsamen Einrichtungen.
Insbesondere für die Bereiche Markt und Integration sowie Leistungsgewährung ist das Vorgehensmodell von zentraler Bedeutung. Anstelle eines bundesweiten Betreuungsschlüssels in der Leistungsgewährung werden Bandbreiten im jeweiligen SGB-II-Vergleichstyp definiert. Quartalsweise werden zu diesem Zweck aktuelle Datenauswertungen für die signifikanten Einflussfaktoren in allen SGB-II-Vergleichstypen veröffentlicht.
Die gemeinsamen Einrichtungen können anhand der Datenberichte eine Standortbestimmung innerhalb des eigenen SGB-II-Vergleichstyps vornehmen und daraus Handlungsbedarfe ableiten. Diese können z.B. in Maßnahmen zur Organisationsentwicklung, zur Qualifizierung und Weiterbildung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, zur Prozessoptimierung sowie in einem veränderten Kapazitätsplan münden.